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Se imputa vulneración del principio de licitud por carencia de base jurídica del artículo 6.1 RGPD. El Instituto envió un comunicado con documento adjunto, a todos los progenitores, informando sobre las asignaturas optativas que cursarán los alumnos, identificados con el número de DNI, y con el fin de que compren el material escolar. El número de DNI es dato personal, a pesar de ser tratada aisladamente.

La persona denunciando se quejaba por el hecho que determinados agentes de la GU le pidieron que se identificara, sin que esta actuación - según la persona denunciando - estuviera habilitada por ninguna norma. Aun así, el informe policial aportado por el Ayuntamiento, subscrito por tres agentes, describe los hechos ocurridos y justifica la identificación para la prevención de un conflicto mayor a la vía pública. Al respeto, procede concluir que el tratamiento fue necesario para el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento (arte. 6.1 e) RGPD) en consonancia con la Ley Orgánica de protección de la seguridad ciudadana, y por tanto procede el archivo de la denuncia. La persona denunciando también se quejaba por el hecho que el Ayuntamiento de Lleida dispone de un registro de activistas sociales. Sin embargo, ante la carencia de indicios suficientes, y dado que la entidad denunciada ha negado estos hechos, se procede a su archivo.

Dado que la normativa insta la Administración pública a facilitar el uso del “nombre sentido” por parte de las personas trans (arte. 23.1 Ley 11/2014),  el tratamiento de este dato no resulta excesivo a los efectos del principio de minimización, y puede resultar lícito si se lleva a cabo sobre la base jurídica del consentimiento de la persona afectada. El tratamiento del “nombre sentido”, como dato identificativo relativo a la identidad o expresión de género de una persona física no implica, en principio, el tratamiento datos de categorías especiales. Hay que tratar también la información identificativa de la persona afectada que consta en documentos oficiales (DNI/NIE o pasaporte), para asegurar la identificación y, entre otros, el principio de exactitud de la información y su trazabilidad.

Difusión por parte de un regidor de la oposición, de un documento que contiene el cargo y la firma electrónica donde se visualizan el nombre y apellidos y n.º de DNI de una empleada pública.

El Consejo de la Ciudad publicó en su sede electrónica los actos de la sesión plenaria 22/11/2017 y 02/02/2019 con datos personales de las personas elegidas para formar parte de una mesa electoral que viole el principio de minimización.

No corresponde a esta Autoridad definir los medios a través de los cuales se realice la identificación de los ciudadanos por medios electrónicos en la tramitación administrativa, ni determinar si un sistema de identificación puede garantizar fehacientemente la identidad de la persona solicitante. Un sistema de identificación de los interesados que recoja junto con los datos del DNI o documento identificativo del interesado su imagen y voz, puede tener como base jurídica el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento en relación a las funciones de identificación de los interesados en el procedimiento previsto a la normativa de procedimiento administrativo. Si se utiliza medios técnicos específicos que permitan la identificación o la autenticación unívocas de una persona física, comportará el tratamiento de datos biométricos y, por lo tanto, categorías especiales de datos. A fin de que este tratamiento de datos sea lícito y adecuado a la normativa de protección de datos tiene que contar con el consentimiento válido del interesado y adecuarse al resto de principios del RGPD entre los cuales el principio de minimización, de manera que vistas las circunstancias concretas del trámite o trámites en los cuales se pretenda aplicar, supere el juicio de proporcionalidad.

La Mancomunidad puede efectuar los tratamientos de los datos personales que sean pertinentes y adecuados a las finalidades para los cuales se han obtenido en ejercicio de sus competencias y, de acuerdo con las bases jurídicas en que se fundamenten. Cuando la finalidad de la publicación tenga los efectos de notificación, la identificación de la persona afectada se tiene que hacer mediante el número completo de su documento nacional de identidad, número de identidad de extranjero, pasaporte o documento equivalente. Cuando la finalidad de la publicación de los actos administrativos sea dar publicidad general en lo mismo y también cuando a esta finalidad se añada la notificación a las personas afectadas, la identificación de las personas afectadas se tiene que hacer mediante el nombre y apellidos añadiendo cuatro cifras numéricas aleatorias de su documento nacional de identidad o equivalente. Para la determinación de estas cuatro cifras, como criterio provisional mientras no haya un despliegue reglamentario de este aspecto que permita aplicar las previsiones de este párrafo con unas plenas garantías para el derecho a la protección de datos, esta Autoridad considera que se puede garantizar el derecho aplicando la orientación que, de forma conjunta, han adoptado lo Agencia Española de Protección de Datos, lo Agencia Vasca de Protección de Datos, el Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucia y esta Autoridad. Esta orientación se puede consultar en la web de la Autoridad en el siguiente enlace: http://apdcat.gencat.cat/web/.content/01-autoritat/normativa/documentos/VAR-9-2019-orientacio-disposicio-addicional-7-cat.pdf.

La identificación de los participantes en los procedimientos de selección de personal se efectuará mediante el nombre y apellidos del afectado añadiendo cuatro cifras numéricas aleatorias del número del documento nacional de identidad, el número de identidad de extranjero, el pasaporte o un documento equivalente. Para la determinación de estas cuatro cifras, como criterio provisional mientras no haya un despliegue reglamentario de este aspecto que permita aplicar las previsiones de este párrafo con unas plenas garantías para el derecho a la protección de datos, esta Autoridad considera que se puede garantizar el derecho aplicando la orientación que, de forma conjunta, han adoptado la Agencia Española de Protección de Datos, la Agencia Vasca de Protección de Datos, el Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucia y esta Autoridad. Esta orientación se puede consultar en la web de la Autoridad en el siguiente enlace: http://apdcat.gencat.cat/web/.content/01-autoritat/normativa/documentos/VAR-9-2019-orientacio-disposicio-addicional-7-cat.pdf