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Se resuelve amonestar el Ayuntamiento de Vic, como responsable de la infracción prevista en el artículo 83.5 a), en relación con el principio de confidencialidad, dado que ha quedado acreditada la comunicación de datos médicos del denunciante a la Comisaría de Mossos d'Esquadra de Vic, como consecuencia de un error humano.

En el marco de la información previa no se ha acreditado, en relación a los hechos que se han abordado, ningún hecho que pueda ser constitutivo de alguna de las infracciones previstas a la legislación sobre protección de datos. Pues, la funcionaria que leyó el documento registrado, lo hizo en ejercicio de sus funciones, a los efectos de incluir una descripción del documento al gestor de expedientes corporativo.

El ayuntamiento podría crear la base de datos de contacto o base de datos de terceros para recoger los datos identificativos y de contacto de las personas físicas con quienes se relaciona. La incorporación en esta base de datos de terceros de los datos del Registro de entrada y salida de documentos no resultaría compatible a efectos de utilizar los datos que constan para notificaciones ulteriores, pero en cambio sí que lo podría ser para utilizar los datos identificativos y de contacto en otros procedimientos de naturaleza análoga. En aplicación del principio de exactitud el ayuntamiento tiene que tomar las medidas oportunas para recoger las diferentes direcciones o medios electrónicos que el ciudadano haya escogido para cada trámite para recibir notificaciones administrativas o lo que sea pertinente de acuerdo con la normativa aplicable. Los datos que integren la base de datos de terceros no se pueden conservar más allá del plazo de conservación aplicable a la finalidad para el cual se recogieron, se tienen que mantener actualizadas y se tiene que informar a las personas afectadas.

La normativa de protección de datos impide el acceso de la persona reclamando a toda la información que conste en el registro de entrada y salida de documentos, en un periodo determinado, para tratarse de un acceso generalizado e indiscriminado a toda la información. Eso sin perjuicio que se pueda dar acceso a la información de manera anonimizada o que, respecto de peticiones concretas, se pueda dar acceso después de una ponderación.

La petición por los empleados de correos y otras empresas de mensajería de los datos identificativos del personal del SACO (nombre y apellidos y número de DNI), a los efectos de hacerlas constar en los acuses de recepción de la documentación entregada, sería legítima de acuerdo con la normativa de protección de datos. No será necesario facilitar los datos identificativos mencionados, en el caso de notificaciones de órganos administrativos y judiciales de documentación presentada en el Registro General apta para ser registrada, en qué caso será suficiente hacer constar el sello del Ayuntamiento.

La normativa de protección de datos impide el acceso de la persona reclamando a la información que conste al registro de entrada y salida de documentos, para tratarse de un acceso generalizado e indiscriminado a toda la información. Eso sin perjuicio que se pueda dar acceso a la información de manera disociada, o que respecto de peticiones concretas se pueda dar acceso después de una ponderación de la cual resulte la justificación de la medida.

La legislación de régimen local reconoce un derecho de acceso a los concejales a información que pueda resultar necesaria para el desarrollo de sus funciones (artículo 164 TRLMRLC). La aplicación del principio de minimización de datos (artículo 5.1 c) RGPD) exige hacer una ponderación respecto de los datos personales incluidos en el conjunto de la información solicitada, a fin de que no se comuniquen más datos de las estrictamente necesarias para alcanzar la finalidad legítima que justifica el acceso, eso es el desarrollo de las funciones que corresponden a los concejales. Facilitar a los concejales el acceso al Registro de entrada y salida de documentos podría forzar este principio de minimización de datos y suponer un riesgo para la correcta protección de la información personal de los afectados, visto el volumen de información solicitada, el elevado número de posibles personas afectadas y la diversa naturaleza de la información personal que se podría contener, entre la cual, no sería posible descartar datos de categorías especiales, o que requieren una especial protección. En cualquier caso, estos se tienen que regir por el deber de reserva impuesto para la normativa de régimen local, por el principio de limitación de finalidad (artículo 5.1.b) RGPD) y el deber de integridad y confidencialidad (artículo 5.1.f) RGPD)

No parece que se pueda concluir, en el presente caso, que un acceso generalizado e indiscriminado a toda la información que conste en el Registro de entrada y salida de documentos del Ayuntamiento resulta justificado desde el punto de vista del derecho a la protección de datos. Eso sin perjuicio que se pueda dar acceso a la información de manera disociada o que, respecto de peticiones concretas, se pueda dar acceso previa ponderación.

Vistos los términos en que se formula la consulta, no parece que se pueda concluir que un acceso generalizado e indiscriminado a toda la información que conste en el registro de entrada y salida de documentos resulte justificada desde el punto de vista del derecho a la protección de datos. Eso sin perjuicio que se pueda dar acceso a la información de manera disociada, o que respecto de peticiones concretas se pueda dar acceso después de una ponderación de la cual resulte la justificación de la medida.

El cumplimiento del principio de calidad de los datos (artículo 4 LOPD) exige hacer una ponderación respecto de los datos personales incluidas en el conjunto de la información solicitada, especialmente si se tratan datos sensibles (artículo 7 LOPD), a fin de que no se comuniquen más datos de las estrictamente necesarias para alcanzar la finalidad legítima que justifica el acceso, eso es el desarrollo de las funciones que corresponden a los concejales. Facilitar a los concejales el acceso a todas las anotaciones efectuadas en el Registro de entrada de documentos del Ayuntamiento en los términos que plantea la consulta podría forzar el principio de calidad y suponer un riesgo para la correcta protección de los datos personales de las personas afectadas.