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A partir del día 25 de mayo de 2018 no es exigible la creación de los ficheros de titularidad pública mediante una disposición de carácter general, sino que será suficiente con la inclusión del tratamiento en el registro de actividades del tratamiento que tiene que llevar cada responsable y encargado del tratamiento.

Las entidades que conforman el sector público de la Generalitat de Catalunya son, cada una de ellas, responsables de los tratamientos de los datos personales de que disponen. La responsabilidad de la Agencia Tributaria de Cataluña y de la Dirección General de Protección Social en el tratamiento de estos datos dependerá de la manera en que se articule su comunicación, si bien, para la información de que se dispone, estas podrían adoptar la postura de encargadas del tratamiento, siempre que se formalice el correspondiente contrato de encargo. En este dictamen también se analiza el cumplimiento de algunas de las obligaciones impuestas por la normativa de protección de datos (obtención del consentimiento, deber de información, creación de ficheros y resolución de los procedimientos de ejercicio de derechos). 

La captación de la imagen y de la voz de los trabajadores del Ayuntamiento para un ciudadano requiere, como norma general, el consentimiento previo del afectado. Aun así, en algunos supuestos se puede entender que existiría un interés legítimo que podría habilitar este tratamiento, siente necesario que el ciudadano cumpla con los principios y obligaciones que impone la normativa de protección de datos. En el presente caso, la captación de la imagen con la finalidad de identificar al trabajador fácilmente resultaría un tratamiento de datos desproporcionado. También lo sería la grabación de la voz con la finalidad de tener constancia de la presentación de un escrito delante del Ayuntamiento o de la información solicitada al Ayuntamiento. Ahora bien, registrarla con la finalidad de utilizarlo con ocasión de la exigencia de responsabilidades puede disponer de habilitación en determinados supuestos.

Resulta aplicable al sistema de videovigilancia instalado en el depósito de detenidos y en la sala de cacheo de la policía local del Ayuntamiento, así como en el interior de los vehículos de la policía local, la normativa de protección de datos personales (LOPD y RLOPD, e Instrucción 1/2009). Al tratamiento de datos derivado de sistemas de videovigilancia en el exterior de los vehículos policiales, resulta aplicable el régimen establecido en la LOVFCS, y su normativa de desarrollo. El tratamiento de datos hecho en el interior de los vehículos policiales podría quedar integrado en un fichero existente o bien crear uno nuevo. No resulta necesario crear ningún fichero en relación con la videovigilancia en el exterior de los vehículos policiales. Hay que dar cumplimiento al deber de información (art. 5 LOPD y 12 Instrucción), en los términos apuntados en el Dictamen.

Los ficheros del Consorcio, como entidad de derecho público de carácter asociativo, con personalidad jurídica propia, adscrita a la Generalitat, son considerados ficheros de titularidad pública, al ser el responsable que ostenta la titularidad una entidad de derecho público. Cualquier modificación o supresión de estos ficheros o la creación de otros de nuevos se tiene que notificar a la Autoridad Catalana de Protección de Datos para su inscripción.

Los ficheros de las entidades urbanísticas de conservación vinculadas a un Ayuntamiento u otra administración actuando que forme parte del ámbito de actuación del APDCAT también están incluidos dentro del ámbito de actuación de esta Autoridad y, por lo tanto, se pueden inscribir en el Registro de Protección de Datos de Cataluña. Sus ficheros son ficheros de titularidad pública atendida la naturaleza administrativa de estas entidades.

Vista la finalidad prevista en el fichero examinado se entiende que esta puede abarcar la gestión por parte del responsable de los datos personales de las personas interesadas en participar como voluntarias en una actividad propia de otro departamento de la Administración de la Generalitat de Catalunya, en la medida en que se haya suscrito un convenio o acuerdo de colaboración entre ambos departamentos con el objeto que el responsable del fichero se encargue de la gestión del voluntariado apropiado a petición de este otro departamento.