L'accés a les dades de caràcter personal contingudes al registre d'entrada i sortida de documents d'un Ajuntament, per part de regidors de la corporació, serà legítim si es limita a les dades necessàries per a l'exercici de les funcions que atribuïdes i només es poden utilitzar per al compliment de la finalitat determinada, explícita i legítima que ha generat l'accés a les dades, en aquest cas, el necessari desenvolupament de les funcions que corresponen als regidors que fan la sol·licitud d'informació.