El responsable del tractament és la persona física o jurídica, autoritat pública, servei o qualsevol altre organisme que, sol o juntament amb d’altres, determina les finalitats i els mitjans del tractament. Si el dret de la Unió o dels estats membres determina les finalitats i els mitjans del tractament, el responsable del tractament o els criteris específics per nomenar-lo també els pot establir el dret de la Unió o dels estats membres.
Tot i que l’RGPD inclou la definició de fitxer (qualsevol conjunt estructurat de dades personals accessibles d’acord amb criteris determinats, ja sigui centralitzat, descentralitzat o repartit de forma funcional o geogràfica), les obligacions i drets es regulen d’acord amb els tractaments de dades personals, que es defineixen com “qualsevol operació o conjunt d'operacions realitzades sobre dades personals o conjunts de dades personals, ja sigui per procediments automatitzats o no, com la recollida, el registre, l’organització, l’estructuració, la conservació, l’adaptació o la modificació, l’extracció, la consulta, la utilització, la comunicació per transmissió, difusió o qualsevol altra forma d'habilitació d'accés, acarament o interconnexió, limitació, supressió o destrucció”.