Criteris d’actuació en un Ajuntament pel que fa a la gestió i la tramitació de la correspondència

El compliment dels principis i obligacions de la LOPD, especialment el règim aplicable a les dades sensibles, ha de regir la gestió i la tramitació de les dades personals per part de l'OAC, independentment de qui en sigui la persona física destinatària. Resulta legítim, en els termes de la Llei 30/1992, que l'OAC tingui accés tant a les dades que identifiquen l'emissor i el destinatari d'un document o escrit, com a les dades personals incloses en la documentació, amb la finalitat de procedir al seu registre i tramitació. No obstant això, el Dictamen fa matisacions respecte al correu que es podria qualificar com a "privat", especialment pel que fa als escrits adreçats a l'alcalde, els regidors o els grups municipals. Entre d'altres, l'opció consistent en què l'OAC no obri el correu adreçat a l'alcalde o als regidors, el deixi a la bústia corresponent i sigui el destinatari el que, en cas que el document tingui relació amb actuacions de competència municipals, el trameti a l'OAC per al seu registre, s'adequa a la normativa de protecció de dades personals. Aquestes consideracions poden ser extensibles al correu adreçat als Grups municipals.