• Imprimeix

Notificació de fitxers de titularitat pública

AVIS: CADUCITAT DEL CERTIFICAT SSL del programari d'ajut per generar notificacions en suport digital.

1.Què s'ha d'inscriure?

S'han d'inscriure com a fitxers de titularitat pública a l'RPDC els que tenen com a responsable les institucions públiques de Catalunya, l'Administració de la Generalitat, les administracions locals de Catalunya, les entitats autònomes i les altres entitats de dret públic que depenen de les administracions autonòmica o locals o que presten serveis o acompleixen activitats per compte propi per mitjà de qualsevol forma de gestió directa o indirecta, les universitats públiques que integren el sistema universitari català, i les corporacions de dret públic que exerceixen les seves funcions exclusivament en l'àmbit territorial de Catalunya, sempre que tinguin com a finalitat l'exercici de potestats de dret públic.

2. Com s'ha d'inscriure?

a) Disposició general/acord:

Segons el que estableixen l'article 20 de la LOPD (Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal) i l'article 52 de l'RLOPD (Reglament de desenvolupament de la LOPD, aprovat pel Reial decret 1720/2007, de 21 de desembre), de forma prèvia a la notificació i a la sol·licitud d'inscripció en el Registre dels fitxers de titularitat pública, el responsable del fitxer ha de crear, modificar o suprimir el fitxer per mitjà d'una disposició de caràcter general o acord i publicar al diari o butlletí oficial corresponent aquesta disposició o acord.

La creació, la modificació i la supressió de fitxers dels quals sigui responsable l'Administració de la Generalitat de Catalunya s'han de fer per mitjà d'ordre del conseller corresponent (Disposició final tercera de la Llei 32/2010, de l'1 d'octubre, de l'Autoritat Catalana de Protecció de Dades).

La creació, la modificació i la supressió de fitxers dels quals siguin responsables les administracions locals de Catalunya s'han de fer, com a norma general, per ordenança o per reglament (l'Ajuntament de Barcelona, per decret d'alcaldia).

La creació, la modificació i la supressió de fitxers dels quals siguin responsables les corporacions de dret públic que exerceixen les seves funcions exclusivament en l'àmbit territorial de Catalunya i que estan relacionades amb l'exercici de potestats de dret públic s'han de fer a través d'un acord dels seus òrgans de govern, en els termes que estableixin els seus estatuts respectius (article 53 de l'RLOPD).

En general, la creació, la modificació i la supressió de fitxers de titularitat pública s'han de fer per acord en els casos d'òrgans que no tinguin reconeguda la capacitat per crear una disposició de caràcter general, és a dir, que no tinguin potestat reglamentària.

Important: La modificació de determinats aspectes de la creació d’un fitxer, com les finalitats o el tipus de dades tractades pot afectar al nivell de seguretat exigible segons l’establert a l’art. 81 del RLOPD i, en aquest cas, seria necessari modificar-lo en la mateixa disposició general.

b) Contingut de la disposició:

L'article 20 de la LOPD esmentat i l'article 54 de l'RLOPD determinen el contingut que ha de tenir la disposició o acord:

  • La identificació del fitxer o tractament, que n'ha d'indicar la denominació, així com la descripció de la finalitat i els usos previstos.
  • La indicació del col·lectiu de persones sobre les quals es pretén obtenir dades de caràcter personal o que estiguin obligades a subministrar-les.
  • El procediment de recollida de les dades.
  • La procedència de les dades (vegeu l'apartat número 10 del formulari de notificació de fitxers).
  • L'estructura bàsica del fitxer, per mitjà de la descripció detallada de les dades identificatives i, si s'escau, de les dades especialment protegides, així com de les restants categories de dades de caràcter personal que s'hi inclouen.
  • El sistema de tractament utilitzat per organitzar-lo (automatitzat, no automatitzat o parcialment automatitzat).
  • Les comunicacions de dades previstes, amb indicació, si s'escau, dels destinataris o de les categories dels destinataris.
  • Les transferències internacionals de dades previstes a tercers països, amb indicació, si s'escau, dels països de destinació de les dades.
  • Els òrgans responsables del fitxer.
  • Els serveis o les unitats davant els quals es puguin exercir els drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició.
  • El nivell bàsic, mitjà o alt de seguretat que sigui exigible, d'acord amb el que estableix el títol VIII del Reglament.

NOTA: l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades ha elaborat la Recomanació 1/2011, sobre la creació, modificació i supressió de fitxers de dades de caràcter personal de titularitat pública (Recomanació 1/2011), que recull els criteris i les recomanacions a tenir en compte a l’hora d’elaborar les disposicions de caràcter general o acords de creació, modificació o supressió de fitxers de dades personals de titularitat pública.

c) Formalització de la inscripció:

La inscripció a l'RPDC s'ha de fer utilitzant els suports normalitzats aprovats per la Resolució, de 4 d’abril de 2011, per la qual s'aprova la modificació dels suports normalitzats per formalitzar les inscripcions dels fitxers al Registre de Protecció de Dades de Catalunya (DOGC núm. 5859, de 14/04/2011) i per la Resolució, de 6 de juny de 2016, per la qual es modifiquen suports normalitzats per formalitzar inscripcions al Registre de Protecció de Dades de Catalunya (DOGC núm. 7150 , de 28 /06/2016).

d) Especificitats de la notificació en l'apartat d'estructura i tipus de dades del fitxer:

L'apartat 7 «Estructura bàsica i tipus de dades de caràcter personal incloses en el fitxer» dels formularis de notificació de fitxers de dades de caràcter personal de titularitat pública, aprovats per la Resolució de 15 de desembre de 2003, modificada per la Resolució de 23 de juny de 2004, va ser concebut per poder-hi encabir qualssevol categories de dades. Així, se'n recullen onze tipologies.

Els responsables del Registre General de Protecció de Dades han posat en coneixement de l'Autoritat Catalana de Protecció de Dades que el sistema de notificació automàtica dels fitxers (NOTA) no admet que s'assenyalin més de sis tipologies en l'apartat esmentat.

Per tant, amb vistes a la integració en aquell registre dels fitxers inscrits en el Registre de Protecció de Dades de Catalunya, cal tenir en compte aquesta circumstància a l'hora d'emplenar els formularis de notificació de fitxers, de manera que:

En l'apartat 7 «Estructura bàsica i tipus de dades de caràcter personal incloses en el fitxer», de les set tipologies de dades següents:

  • de característiques personals
  • de circumstàncies socials
  • acadèmiques o professionals
  • d'ocupació laboral
  • d'informació comercial
  • economicofinanceres i d'assegurances
  • de transaccions

se'n podran emplenar sis com a màxim.

Resten excloses d'aquesta limitació les dades especialment protegides, les relatives a la comissió d'infraccions penals o administratives i les de caràcter identificatiu, que es podran continuar assenyalant, sempre que s'escaigui.

Finalment, tingueu en compte que si en el fitxer es tracten dades especialment protegides a les quals els hi correspon el nivell de seguretat bàsic o mitjà d'acord amb el que preveu l'article 81.5 i 6 del RLOPD, aquests tipus de dades s'han de fer constar, en l'apartat del formulari de notificació de fitxers corresponent a "Dades identificatives", en "Altres tipus de dades" indicant, per exemple: dades de salut (grau de minusvalia).

3. Informació per inscriure fitxers:

a) Informació per inscriure fitxers en suport digital
A través del programari creat amb aquesta finalitat, i que s'ha de baixar, es pot enviar de forma telemàtica el formulari de notificació de fitxers a l'RPDC. Només en els casos en què es disposi de signatura electrònica es pot enviar, també telemàticament, el document de sol·licitud d'inscripció del fitxer. Si no és el cas, s'ha d'imprimir la sol·licitud, que el programa genera una vegada enviat el formulari de notificació, i fer-la arribar a la seu d'aquesta institució.